Så ser man till att en kollega kommer ”onboard” smidigt i en rådande pandemi!

När en nyanställd ska välkomnas in på arbetsplatsen är det flera aspekter man bör ha i åtanke under den så kallade onboardingprocessen, inte minst under en rådande pandemi när många jobbar hemifrån. Vi på karriärföretagen har haft möjligheten att få tala med Maja Wikemark, VD och grundare av rekryteringsföretaget och den digitala utmanaren A-hub. Maja har en gedigen erfarenhet med 12 år inom HR-branschen i bagaget, och vi har fått ta del av hennes främsta råd kring onboarding i pandemitider; riktat både till arbetsgivare och den nyanställde.

Hur kan man som arbetsgivare underlätta onboarding-processen?

1. Tydlig agenda. Se till att ha en tydligt strukturerad och genomtänkt agenda för hur de första veckorna på arbetsplatsen ska komma att se ut för den nya kollegan, för att på så vis inbringa en trygghet.

2. Prioritera en ordentlig förberedelse och introduktion. Det är väsentlig att lägga ner mycket tid på introduktionen, speciellt när det gäller den digitala onboardingen, menar Maja. För att säkerställa att den nya kollegan känner sig förberedd, påläst och motiverad inför första dagen är det fördelaktigt att skicka över information om företagets värderingar och diverse annan viktig och relevant information i förväg. När kollegan väl börjat är ett tips att tillägna den nyanställde en workbuddy. Det vill säga en kollega som agerar som en guide för den nyanställde som kan vägleda, stötta och som kan agera som bollplank vid behov.



”Jag tror att det är oerhört viktigt just med onboarding att man har en förberedelse och introduktion, och att man lägger ner mycket tid på det. Ännu mer tid när det kommer till den digitala onboardingen”, säger Maja Wikemark.

3. Skicka över den rätta känslan. Att kommunicera som arbetsgivare hur glad man är över att just den nya kollegan ska börja på arbetsplatsen är inte heller att förringa, då det skapar en trevlig stämning där den nyanställde känner sig unik och utvald. Att skicka över den rätta och trevliga känslan kan man också göra genom att se till att allt arbetsmaterial till den nya finns på plats i god tid, och att man kanske skickar över en blomma för en extra välkomnande gest. Då det inte finns möjlighet för samma möte i pandemitider blir det extra viktigt att förtydliga ett välkomnande till den nyanlända kollegan för att kommunicera den rätta känslan man som arbetsgivare vill förmedla.

”…bara en gest att skicka över en blomma, att verkligen genuint välkomna personen in i bolaget"

4. Bjud in till den fysiska arbetsplatsen. Maja förklarar hur hon brukar uppmuntra till att ha ett första uppstartsmöte under de formerna som man kan mötas i dessa tider. Detta för att kollegan ska få komma till arbetsplatsen, få en rundtur och med egna ögon få skapa en uppfattning om hur det kan tänkas bli i framtiden; var man kommer få jobba, var man brukar luncha och så vidare

”Det blir ju liksom inte den här naturliga kontexten, att man står vid kaffeautomaten eller hänger med ut på lunchen eller fikan. Så jag tror att en del är väl att liksom få komma till arbetsplatsen och kanske se med egna ögon i början vid något tillfälle i onboarding”.

5. Löpande och kontinuerlig uppföljning. Snarare än att ta för givet saker och ting är det viktigt att stämma av med den nyanställde och etablera en tydlig dialog gällande förväntningar, deadlines och andra behov. Att ha möte på en daglig basis är att föredra enlig Maja, för att på så vis uppehålla en dialog där det blir naturligt för båda parter att ta upp alla möjliga frågor och funderingar.

” Det är viktigt att att man stämmer av och att man hela tiden är tydlig med att det är deadlines, det här är förväntningarna och att man frågar den nyanställde: ’hur känner du?’, ’är det något du saknar?’, ’vad behöver du mer?’ ”

Vad kan man som nyanställd tänka lite extra på för att underlätta onboardingprocessen?

1. Våga, våga, våga. Våga ta plats i de digitala mötena, våga bekräfta att du är ny och presentera dig själv och våga kontakta dina nya kollegor för att i ’one-to’one’-möten lära känna varandra bättre; vare sig det är över jobbmötet eller över lunchrasten. Att våga ta plats och presentera sig även i den digitala kontexten ökar sannolikheten att få kontakt med personer vidare, menar Maja.

”…man skulle kunna ha ’walk-and-talks’, ’one-to-one’ med en kollega, och uppmana att ’jag skulle jättegärna vilja lära känna er alla’, ’finns det någon möjlighet att ta ett möte?’… eller telefonavstämning när båda är ute och går på var sitt håll”

2. Eget Ansvar. Det är viktigt att påminna sig själv om att man har ett eget ansvar som nyanställd, och att man därför visar framfötterna och aktivt uppmanar till träffar för att integreras in i företaget, och till att exempelvis lägga fram som förslag att få en så kallad ’workbuddy’ (om detta inte kommer naturligt från företaget). Det vill säga en person man uttalat kan höra av sig till och ha som trygg punkt under den första tiden.

Sammanfattningsvis är det tydligt att det är viktigt för båda parter att aktivt delta i onboardingarbetet. Men för företaget att förmedla en välkomnande känsla och att ha tydlig struktur över onboardingen, samt för den nyanställde att våga visa framfötterna verkar definitivt vara en gynnande start för att komma ’onboard’ smidigt på företagsresan.

Med det sagt vill vi rikta ett stort tack till Maja Wikemark som medverkade och bidrog med dessa insiktsfulla onboardingtips!

Skribent: Emma Kotka